Sözleşmenin Şekil ve İçeriği
Uzaktan çalışmaya ilişkin yapılan düzenleme uyarınca 'Uzaktan çalışmaya ilişkin iş sözleşmeleri yazılı şekilde yapılır.' (Yönetmelik, md 5/1) İlgili madde kapsamında, çalışma yöntemi olarak uzaktan çalışma yoluyla çalışacak olan işçinin, iş sözleşmesinin mutlaka yazılı olarak yapılması ve içeriğinde uzaktan çalışma yapılacağının belirtilmesi gerekmektedir.
Yazılı olarak yapılacak uzaktan çalışmaya ilişkin iş sözleşmelerinde yer alması gereken asgari unsurlar şu şekilde belirtilmiştir: 'İşin tanımı, yapılma şekli, işin süresi ve yeri, ücret ve ücretin ödenmesine ilişkin hususlar, işveren tarafından sağlanan iş araçları, ekipman ve bunların korunmasına ilişkin yükümlülükler, işverenin işçiyle iletişim kurması ile genel ve özel çalışma şartlarına ilişkin hükümlerin' mutlak bir şekilde iş sözleşmesinde belirtilmesi gerekmektedir. (Yönetmelik, md. 5/2)
Uzaktan çalışmaya ilişkin iş sözleşmelerinde yer alması gereken asgari unsurlar, işyerinde çalışmaya ilişkin iş sözleşmeleri ile paralel şekilde düzenlenmiş olmakla birlikte; işçinin çalışma alanının, çalıştığı işyerine ait ofis, fabrika, tesis vs. olmayacağı göz önüne alındığında, çalışma yapacağı alanın iş sözleşmesinde açıkça belirtilmesi gerekmektedir. Ayrıca, ücrete ilişkin hususlar, mesai saatleri, sağlanacak iş araçları, uzaktan çalışma sebebiyle varsa özel çalışma şartlarının iş sözleşmelerinde mutlaka belirtilmesi yönünde düzenleme yapılmıştır.
Çalışma Mekanının Düzenlenmesi
Uzaktan çalışma yapılacak mekana ilişkin yapılacak olan düzenlemelerin iş başlamadan önce yapılacağına ve bu düzenlemelerden kaynaklanan maliyetlerin ne şekilde karşılanacağının uzaktan çalışan ile işveren tarafından birlikte belirleneceğine yönelik düzenleme yapılmıştır. (Yönetmelik, md. 6) Bu kapsamda, uzaktan çalışma yapılacak mekana yönelik olarak tarafların belirli düzenlemeler yapabilmesi mümkün kılınmış olup; bu düzenlemelerin yapılması için gerekli ücretlerin hangi tarafça ve ne şekilde karşılanacağına ilişkin hususun kararlaştırılması tarafların karşılıklı mutabakatına bağlanmıştır.
Malzeme ve İş Araçlarının Temini ve Kullanımı
Uzaktan çalışma sırasında uzaktan çalışan tarafından kullanılacak olan malzeme ve iş araçlarının temini ve kullanımına ilişkin olarak iş sözleşmesinde aksi kararlaştırılmadığı sürece bu malzeme ve araçların işveren tarafından uzaktan çalışana sağlanması düzenlenmiştir. (Yönetmelik, md. 7/1) Bu halde, uzaktan çalışanın uzaktan çalışma esnasında ihtiyacı olabilecek iş tanımı ile ilişkili olarak bilgisayar, telefon, çalışma masası, çalışma sandalyesi gibi her türlü malzeme ve iş araçlarının aksi iş sözleşmesinde belirtilmediği sürece işveren tarafından sağlanması söz konusu olacaktır. İşveren tarafından sağlanan malzeme ve iş araçlarının kullanım esasları ile bakım ve onarım koşullarının açık ve anlaşılır bir şekilde uzaktan çalışana bildirilmesi, işverenin yükümlülüğündedir.
İşveren tarafından uzaktan çalışana sağlanacak malzeme ve iş araçlarına ilişkin olarak işveren tarafından izlenmesi gereken prosedürler şu şekilde düzenlenmiştir: 'İş araçlarının işveren tarafından sağlanması halinde, bunların işçiye teslim edildiği tarihteki bedellerini belirten iş araçları listesi, işveren tarafından yazılı olarak işçiye teslim edilir. İşçiye teslim edilen belgenin işçi tarafından imzalı bir nüshası ise işveren tarafından işçi özlük dosyasında saklanır. İş araçlarının listesi, iş sözleşmesi içerisinde veya sözleşme tarihinde iş sözleşmesine ek olarak düzenlenirse ayrıca yazılı belge düzenlenmesi şartı aranmaz.'(Yönetmelik, md. 7/2)
Söz konusu düzenleme uyarınca, işveren tarafından uzaktan çalışan işçiye sağlanan iş araçlarına ilişkin olarak bu iş araçlarının teslim tarihindeki ücretlerinin de yer aldığı bir envanter hazırlanarak işçiye teslim edilmesi ve bu envanterin işçi tarafından imzalanmış bir nüshasının işçi özlük dosyasında saklanmasına yönelik bir düzenleme yapılmış olup; sağlanan iş araçlarında meydana gelebilecek zararlara ilişkin olarak işverenin söz konusu zararları işçiden tazmin etme hakkı güvence altına alınmıştır. Bu doğrultuda, söz konusu iş araçlarına zarar gelmesi halinde işveren, özlük dosyasında saklanan envanter kaydında yer alan iş araçlarına ilişkin bedelleri, işçilerden talep edebilecektir.
Üretim Maliyetlerinin Karşılanması
Yönetmelik uyarınca, “işin yerine getirilmesinden kaynaklanan mal veya hizmet üretimiyle doğrudan ilgili zorunlu giderlerin tespit edilmesine ve karşılanmasına ilişkin hususlar iş sözleşmesinde belirtilir.”(Yönetmelik, md. 8) İşbu düzenleme doğrultusunda, uzaktan çalışacak işçinin istihdamı süresince uzaktan çalışma sırasında yapacağı zorunlu giderlerin neler olabileceği ve bu giderlerin ne şekilde karşılanacağı hususlarının, uzaktan çalışan işçi ile imzalanacak olan iş sözleşmesinde açıkça düzenlenmesi gerekmektedir.
Çalışma Süresinin Belirlenmesi
Çalışma sürelerine ilişkin yapılan düzenleme uyarınca uzaktan çalışan işçilerin çalışma sürelerinin iş sözleşmelerinde belirleneceği, mevzuatta öngörülen sınırlara bağlı olarak taraflarca değişiklik yapılabileceği, fazla çalışmanın işverenin yazılı talebi üzerine işçinin kabulü ile mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılabileceği hüküm altına alınmıştır. (Yönetmelik, md. 9) Söz konusu düzenleme, işyerinde çalışmaya ilişkin iş sözleşmelerinde yer alan hususlardan farklı bir düzenleme olmamakla birlikte; uzaktan çalışma esnasında sıkça karşılaşılması mümkün olan işçilerin çalışma saatleriyle ilgili olarak ortaya çıkabilecek uyuşmazlıkların önüne geçebilmek adına, çalışma saatlerine ilişkin tüm detayların uzaktan çalışmaya ilişkin iş sözleşmelerine eklenmesine yönelik bir düzenlemeye yer vermektedir.
İletişim
Uzaktan çalışma esnasında işveren ile işçi arasında fiziken bir iletişim söz konusu olmayacağı için, bu iletişimin ne zaman ve hangi yolla gerçekleşeceği büyük bir önem arz etmektedir. Bu kapsamda 'Uzaktan çalışmada iletişimin yöntemi ve zaman aralığı uzaktan çalışan ile işveren tarafından belirlenir.' hükmü düzenlenmiştir. (Yönetmelik, md. 10) Buna göre, uzaktan çalışan işçi ile sağlanacak iletişimin hangi yöntemle gerçekleşeceği ve hangi zaman dilimlerinde sağlanabileceğinin işveren tarafından işçiye bildirilmesi gerekmektedir.
Verilerin Korunması
Uzaktan çalışma esnasında işyerine ve işe ait verilerin korunmasına ilişkin usul ve esaslar konusunda, işverenin işyerine ve işe ait verilerin korunmasına ilişkin hususları işletme kuralları ve ilgili mevzuat uyarınca belirleyip, uzaktan çalışana bildirme yükümlülüğü düzenlenmiştir. (Yönetmelik, md. 11) Korunması gereken verilere ilişkin tanımlar ve kapsamların belirtilen şekilde işletme kurallarına ve ilgili mevzuata uygun şekilde düzenlenerek iş sözleşmesinde belirtilmesi gerekmektedir. Uzaktan çalışan işçinin, işveren tarafından belirlenen bu kurallara uyması zorunlu kılınmıştır.
4857 sayılı İş Kanunu 2. madde uyarınca işyeri şu şekilde tanımlanmaktadır: 'İşveren tarafından mal veya hizmet üretmek amacıyla maddî olan ve olmayan unsurlar ile işçinin birlikte örgütlendiği birime işyeri denir. İşverenin işyerinde ürettiği mal veya hizmet ile nitelik yönünden bağlılığı bulunan ve aynı yönetim altında örgütlenen yerler (işyerine bağlı yerler) ile dinlenme, çocuk emzirme, yemek, uyku, yıkanma, muayene ve bakım, beden ve meslekî eğitim ve avlu gibi diğer eklentiler ve araçlar da işyerinden sayılır.'
Uygulamada da herhangi bir karışıklığa yol açmayacak şekilde işyeri, işçinin fiilen bulunduğu ve iş sözleşmesinden doğan iş görme borcunu ifa ettiği yer olarak kabul görmektedir. Uzaktan çalışma sisteminde işçi, iş görme borcunu evde, otelde, yurtta, kütüphanede vb. yerlerde yerine getirdiğinden ötürü; uzaktan çalışanın iş görme borcunu yerine getirdiği yer, işyeri olarak kabul edilmekte olup; işverenin işyerinde yerine getirmekle yükümlü olduğu iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini, uzaktan çalışma sırasında da yerine getirme yükümlülüğü devam etmektedir.
Nitekim Yönetmelik uyarınca İş Kanunu’na paralel bir düzenleme yapılmış olup, “İşveren, uzaktan çalışanın yaptığı işin niteliğini dikkate alarak iş sağlığı ve güvenliği önlemleri hususunda çalışanı bilgilendirmekle, gerekli eğitimi vermekle, sağlık gözetimini sağlamakla ve sağladığı ekipmanla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerini almakla yükümlüdür.” hükmü eklenmiştir. (Yönetmelik, md. 12)
İlgili hüküm uyarınca işveren, uzaktan çalışma esnasında uzaktan çalışanın alması gereken önlemlerle ilgili gerekli bilgilendirmeleri yapmak, eğitimleri vermek ve gerekli ekipmanları (sandalye, sırt desteği vb.) uzaktan çalışana sağlamakla yükümlüdür.
Yönetmelik kapsamında, uzaktan çalışma yapılamayacak haller düzenlenmiş olup, ilgili hüküm uyarınca 'Tehlikeli kimyasal madde ve radyoaktif maddelerle çalışma, bu maddelerin işlenmesi veya söz konusu maddelerin atıkları ile çalışma, biyolojik etkenlere maruz kalma riski bulunan çalışma işlemlerini içeren işlerde uzaktan çalışma yapılamaz.' (Yönetmelik, md. 13/1)
Ayrıca bu hususta, tehlikeli kimyasal madde ve radyoaktif maddelerle çalışma durumuna ek olarak; 'Kamu kurum ve kuruluşlarınca ilgili mevzuatına göre hizmet alımı suretiyle gördürülen işler ile millî güvenlik açısından stratejik önemi haiz birim, proje, tesis veya hizmetlerden hangilerinde uzaktan çalışma yapılamayacağı birim, proje, tesis veya hizmetten sorumlu olan veya hizmeti alan kamu kurum ve kuruluşunca belirlenir.' hükmüne de yer verilmiştir. (Yönetmelik, md. 13/2)
Halihazırda işyerinde çalışmasını sürdüren işyerlerinin uzaktan çalışma yoluyla çalışmaya devam etmesine yönelik usul ve esasları düzenlenmekte olup; ilgili hüküm uyarınca 'İş ilişkisi doğrudan uzaktan çalışma sözleşmesi ile kurulabilir veya hâlihazırda işyerinde çalışan işçinin iş sözleşmesi, işçinin ve işverenin anlaşması halinde, uzaktan çalışma sözleşmesine dönüştürülebilir.' düzenlemesine yer verilmiştir. (Yönetmelik, md 14/1)
Söz konusu düzenleme ile birlikte, işverenlerin yeni kuracakları iş ilişkilerini doğrudan uzaktan çalışma sözleşmesi yoluyla düzenlemesini mümkün kılmış; önceden işyerinde çalışma yaptıran işverenlerin ise, mevcut iş sözleşmelerinin, işçi ve işverenin karşılıklı mutabakatı doğrultusunda, uzaktan çalışma sözleşmesine dönüştürülebileceğini düzenlemiştir.
Ayrıca Yönetmelik’in 14. maddesinin 2. fıkrasında, işçi tarafından uzaktan çalışma talep edilmesi halinde izlenmesi gereken usul düzenlenmiştir:
İşveren, işçinin uzaktan çalışma talebini en geç 30 gün içerisinde değerlendirerek, kararını işçiye bildirmek zorundadır. Ayrıca İşçiye, uzaktan çalışma yaptıktan sonra dilediği zaman işyerinde çalışma talebinde bulunması hakkı tanınmıştır. İşçinin bu talebinin de, yukarıda belirtilen usule göre yapılması gerekmektedir.
Yönetmelik kapsamında, uzaktan çalışmanın mevzuatta belirlenen zorlayıcı hallerde işyerinin tamamında veya bir bölümünde uygulanacak olması halinde, uzaktan çalışmaya geçiş için işçinin talebinin veya onayının aranmayacağını hüküm altına almıştır. Bu hükümle birlikte, COVID-19 döneminde, birçok işyerinin uzaktan çalışmaya geçmesine, yasal açıdan bir temel kazandırılmış olup; işverenleri, uzaktan çalışmaya geçmek istemeyen işçilerden gelebilecek taleplere karşı koruma altına almaktadır.
Uzaktan Çalışma Yönetmeliği ile birlikte, COVID-19 öncesinde yaygın olmayan uzaktan çalışmanın, pandemi döneminde birçok işletme tarafından uygulanmaya başlaması sebebiyle; gelecekte ortaya çıkabilecek işçi-işveren taleplerinin yasal düzenleme altına alınması amaçlamıştır. Bu doğrultuda, Yönetmelik ile birlikte, uzaktan çalışma döneminde tarafların hak ve yükümlülükleri genel bir kapsamda düzenlenmiş olup, söz konusu sürecin yürütülmesinde işçinin ve işverenin menfaat dengesinin kurulması amaçlanmaktadır.