1. Tanımlar

Yapılan değişiklik ile birlikte Kayıtlı Elektroni̇k Posta Rehberi Ve Kayıtlı Elektroni̇k Posta Hesabı Adresleri̇ne İli̇şki̇n Tebli̇ğ’in (“Tebliğ”) 4. maddesine şu tanımlar eklenmiştir:

o) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,
ö) DETSİS No: DETSİS’e kayıtlı tüzel kişilere verilen tekil numarayı,
p) Kimlik Numarası: T.C. kimlik numarasını veya yabancı kimlik numarasını veya pasaport numarasını,
r) Merkezi KEP Rehberi: Tüm KEPHS’ler tarafından verilen KEP hesabı bilgilerinin güncelliğinin sağlanarak tek merkez üzerinden doğrulanması ve sorgulanabilmesi amacıyla Kurum tarafından işletilen rehberi,

Yapılan tanımlamalar ile birlikte, KEP Hizmet Sağlayıcılarının vereceği bilgiler doğrultusunda oluşturulacak ve Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (“BTK”) tarafından işletilecek olan Merkezi KEP Rehberi sistemi tanımlanmıştır.

2. Merkezi KEP Rehberi’nin Kurulması, İşletilmesi ve Kullanılması

Yapılan değişiklik doğrultusunda, Tebliğ’in 4. maddesine ek olarak 4/A ve 4/B maddeleri eklenerek Merkezi KEP Rehberi’nin nasıl kurulacağı, nasıl işletileceği ve nasıl kullanılacağına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.

Bu kapsamda, BTK tarafından kurulacak ve gizliliği, bütünlüğü, erişilebilirliği BTK’nın kontrolünde sağlanacak olan Merkezi KEP Rehberi’nin kurulumuna, yönetimine, işletilmesine ilişkin usul ve esaslar ile KEPHS’lerin bu kapsamdaki yükümlülükleri de BTK tarafından düzenlenecektir.

KEPHS'ler gerçek zamanlı olarak KEP rehberini güncel tutmak, merkezi KEP rehberine entegre olmak ve bu rehberle uyumlu çalışabilmek için gerekli tedbirleri almak, altyapıyı kurmak ve işletmekle yükümlü tutulmuştur. Ayrıca KEPHS, kendi KEP rehberi kayıtlarında meydana gelen tüm değişiklikleri doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde merkezi KEP rehberine işlemekle yükümlüdür.

Tebliğ’in 5. maddesinde yapılan değişiklik ile birlikte KEP Rehberi’nde kayıtlı KEP Hesaplarına ilişkin olarak yer alması gereken zorunlu ve isteğe bağlı bilgiler açıkça düzenlenmiş olup; KEPHS’lerinin bu bilgileri maddenin devamında yer alan usule uygun olarak Merkezi KEP Rehberi’ne uyumlu bir şekilde oluşturması gerekmektedir.

Tebliğ’in 6. maddesinde yapılan değişiklik doğrultusunda KEPHS, kendi rehberinde tuttuğu kayıtları, Merkezi KEP Rehberi’ne de işlemekle yükümlüdür. Söz konusu bilgiler Merkezi KEP Rehberi’ne işlenirken, gerçek kişilerin rehber kaydının sorgulanabilirliğine ilişkin olarak gerçek kişiden onay alınırken, tüzel kişilerde ise KEPHS’lere tüzel kişiden onay alınmaksızın rehbere işleme yetkisi tanınmıştır.

Tebliğ’in 7. maddesinde yapılan değişiklik ile, rehber kayıtlarının sorgulanması ve doğrulanması esnasında uygulamanın nasıl gerçekleşeceği düzenlenmiştir. Buna göre Hesap sahipleri, KEP rehberini, sadece hizmet aldığı KEPHS vasıtasıyla sorgulayabilecek; KEPHS, göndericiden gelen sorgu talebini derhal alarak merkezi KEP rehberinde sorgulayacak ve sorgu sonucunu doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde hesap sahibine sunacak; rehber sorgusuna açık olmayan KEP hesaplarına ilişkin sorgu sonucunu hesap sahibine göstermeyecektir. Rehber sorgusuna açık olmayan KEP hesapları sadece doğrulama amaçlı kullanılır. Ayrıca KEPHS, sorgu sonucunda birden fazla gerçek kişiye ait kayıt bulması halinde sorgu sonucunu bildirmeyecek ve sorgu sonucunun tek kişiye ait rehber kaydı veya kayıtlarına indirgenmesi için kullanıcıdan yeni rehber alanlarını girmesini isteyecektir. Sorgu sonucu bir tek gerçek kişiye indirgeninceye kadar sorgulama işlemi tekrar edilecektir. Gerçek kişilerin rehber sorgusu, sadece kimlik numarası ile de yapılabilecek ve ilgili kimlik numarasına ait tüm hesaplar listelenecektir. KEPHS, kendisine merkezi KEP rehberinden iletilen sorgu sonucunu ilgili göndericiye ilettikten sonra kendi sistemlerinden silmekle yükümlüdür. Ayrıca kendisine gelen KEP rehber sorgusuna ilişkin olarak, gerçek kişiler için kimlik numarası hariç olmak üzere, rehberde bulunan zorunlu alanları sorgu sonucu olarak bildirecek ve KEP adresinin varlığının ve doğruluğunun kontrol edilmesine ilişkin hizmet sunabilecektir. KEPHS tarafından bu hizmetin sunulması halinde; KEP adresinin rehberde yayınlanmasına bakılmaksızın, gerçek kişiler için kimlik numarası, tüzel kişiler için MERSİS No, Ticaret Sicil No, DETSİS No veya Vergi Numarası ile KEP adresi, hesap sahibi tarafından doğrulanabilecektir. KEPHS, doğrulaması yapılan KEP adresi, kullanıma kapatılmamış ve sorgu kriterlerine uygun ise olumlu, kullanıma kapatılmış ya da sorgu kriterlerine uygun değilse olumsuz yanıt dönmekle yükümlüdür. KEPHS ile merkezi KEP rehberi arasındaki rehber kayıtlarına ilişkin bir sorgu talebinin en geç 20 saniye içerisinde cevaplanması esastır. İhtiyaç duyulması halinde sorgu talebi başına en fazla 10 saniye daha ek süre kullanılır. KEPHS ile merkezi KEP rehberi arasındaki rehber kayıtları arasında uyumsuzluk olması halinde mücbir sebep halleri dışında, merkezi KEP rehberindeki kayıtlar esas alınacaktır.

3. Kayıtların Güncellenmesi

Düzenlemeyle birlikte, Tebliğ’in 8. maddesi uyarınca KEP Hesap Sahipleri’ne kayıtlar ile ilgili değişiklikleri KEPHS’lere bildirim yükümlülüğü düzenlenmiş olup; KEPHS, hesap sahipleri tarafından kendisine bildirilen bilgileri hem kendi rehberinde hem de Merkezi KEP Rehberi’nde güncellemekle yükümlü tutulmuştur.

Hesapların kapatılmasına ilişkin gerçek kişiler tarafından gelen talepler, KEPHS tarafından derhal uygulanacak olup; KEPHS, hesaba ilişkin kayıtları hem kendi rehberinden hem de Merkezi KEP Rehberi’nden derhal silmekle yükümlü olacaktır. Kapanan KEP hesabına ilişkin rehber kaydı, ilgili KEPHS tarafından kendi KEP rehberinden ve merkezi KEP rehberinde derhal “Kullanıma Kapatıldı” olarak güncellenecektir.

4. Rehberin Devreye Alınması

Tebliğ’e eklenen geçici madde 1 ile, KEPHS’lere Merkezi KEP Rehberi’ne entegrasyon ve gerekli altyapının sağlanması için 4 ay süre tanınmıştır. Bu kapsamda KEPHS’ler 4 ay içinde altyapıyı kurarak bahsi geçen sistem ile entegrasyonu tamamlamak ve mevcut gerçek ve tüzel kişi hesap sahiplerine ait 5. maddede düzenlenen zorunlu bilgileri bu süre içerisinde sisteme işlemekle yükümlüdür.

5. Saklama Süreleri

KEPHS, merkezi KEP rehberinden yapmış olduğu tüm işlemlere ilişkin işlem kayıtlarını ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklamakla yükümlü tutulmuştur.

6. Genel Değerlendirme

Yapılan değişiklik ile birlikte, KEP adreslerinin tek bir merkezi rehber üzerinde toplanması suretiyle, KEP hesaplarına ait bilgilerin erişilebilirliğinin kolaylaştırılması amaçlanmış olup; ayrıca ortaya çıkan sistem ile KEP adreslerinin doğrulanabilirliği hususunda da kullanıcılara kolaylık sağlanmaktadır. Bu kapsamda, kullanıcılar Merkezi KEP Rehberi üzerinden iletişime geçecekleri KEP adreslerinin bilgilerine rahatlıkla ulaşabilecek ve bu adreslerin ait olduğu tarafa ait bilgileri sorgulama imkanına sahip olacaktır.

Ayrıca, yapılan değişiklikler neticesinde KEP adreslerine ait bilgilerin doğru, güncel ve eksiksiz bir biçimde kullanıcılara ulaştırılması amacıyla BTK tarafından kontrol sağlanacaktır.

Tebliğ, 03.07.2021 tarihi itibariyle yürürlüğe girmekte olup, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu Başkanı tarafından yürütülecektir.

MERKEZİ KEP REHBERİNE İLİŞKİN BİLGİ NOTU