Yabancı Ülke Kanunlarına Göre Kurulmuş Şirketlerin Türkiye'de İrtibat Bürosu Açması

Yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketler, Türkiye'de doğrudan ticari faaliyete başlamadan önce pazar araştırması, tanıtım, tedarikçi temini veya haberleşme ve bilgi aktarımı gibi amaçlarla irtibat bürosu açma yolunu tercih edebilmektedir. Bu yöntem, düşük maliyetli ve daha az riskli bir başlangıç modeli sunmaktadır.

Hukuki Dayanak

Yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketlerin Türkiye'de irtibat bürosu açma süreci, 4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu ("Kanun") ve bu Kanun'a dayanılarak hazırlanan Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği ("Yönetmelik") hükümleri çerçevesinde, T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir.

İrtibat Bürolarının Özellikleri ve Faaliyet Alanları

İrtibat büroları, Türkiye'de ticari faaliyette bulunamaz, gelir elde edemez ve tüzel kişiliğe sahip değildir. Ancak yalnızca ticari nitelik taşımayan ve gelir elde etmeye yönelik olmayan faaliyetlerde bulunmaları mümkündür. Bu kapsamda irtibat bürolarının yürütebileceği faaliyetler şunlardır:

• Pazar araştırması veya yabancı şirketin ürünlerinin ya da hizmetlerinin tanıtımını yapmak,
• Yabancı şirketin sektörel kuruluşlar nezdinde ve ilgili organizasyonlarda temsil edilmesi, yabancı şirket yetkililerinin Türkiye'deki iş temaslarının koordinasyonu ve organizasyonu, bu kişilerin ofis kullanım ihtiyaçlarının karşılanması,
• Yabancı şirket adına üretim yaptırılan firmaların, yabancı şirketin kalite standartları çerçevesinde denetlenmesi, yabancı şirketin ürün ve üretici taleplerinin temini,
• Distribütörlere yönelik eğitim veya teknik destek sağlanması, tedarikçi üreticilere kalite standartlarını arttırmaları yönünde destek hizmeti sunulması,
• Türkiye ile iş ilişkisi içinde bulunan yabancı şirkete iletilmek üzere piyasadaki gelişmeler, tüketici eğilimleri, rakip firmaların ve distribütörlerin satış durumları, distribütör firmanın performansı, vb. konulara ilişkin bilgilerin toplanması ve aktarılması,
• Yabancı şirketin, diğer ülkelerdeki birimlerine yönelik olarak; yatırım ve yönetim stratejilerinin oluşturulması, planlama, tanıtım, satış, satış sonrası hizmetler, marka yönetimi, finansal yönetim, teknik destek, AR-GE, dış tedarik, yeni geliştirilen ürünlerin test edilmesi, laboratuvar hizmetleri, araştırma ve analiz, çalışanların eğitimi gibi faaliyetlere ilişkin koordinasyon ve yönetim hizmeti sağlanmasıdır.

Başvuru Süreci ve Gerekli Belgeler

Yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketlerin Türkiye'de irtibat bürosu açabilmeleri için T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na aşağıdaki belgelerle başvurmaları gerekmektedir:

• Başvuru formu,
• İrtibat bürosu tarafından yürütülecek işlerin kapsamını ve büronun ticari faaliyet yürütmeyeceğine ilişkin taahhüdü içeren beyanname ve beyannameyi imzalayan yabancı şirket yetkilisinin imza yetkisini gösterir belge,
• Yabancı şirkete ait ve ilgili Türk Konsolosluğunca veya Lahey Devletler Özel Hukuku Konferansı çerçevesinde hazırlanan Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik edilmiş Faaliyet Belgesi,
• Yabancı şirket hakkında hazırlanmış Faaliyet Raporu veya bilanço ve gelir tablosu,
• İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmekle görevli olarak atanan kişiye/kişilere verilecek yetki belgesi,
• İrtibat bürosunun kuruluş işlemlerinin başka bir kimse aracılığı ile yürütülmesi durumunda vekâletname.

Kuruluş ve süre uzatımına ilişkin müracaatlar, istenilen bilgi/belgelerin tam ve eksiksiz olması kaydıyla, başvuru tarihinden itibaren on beş iş günü içinde sonuçlandırılır.

Faaliyet Süresi

İrtibat bürolarına ilk başvurularda, azami üç yıl süre ile beyan edilen faaliyet kapsamında izin verilir. Faaliyet sürelerini uzatmak isteyen bürolar, faaliyet süresinin sona ermesinden önce Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne müracaat ederler.

Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü, süre uzatma taleplerini, büronun geçmiş yıl faaliyetleri, yabancı şirketin Türkiye'de geleceğe yönelik iş planı ve hedefleri, mevcut ve öngörülen harcama tutarı ile istihdam edilen personel sayısı çerçevesinde değerlendirerek yürütülecek faaliyetin niteliğine uygun şekilde sonuçlandırır.

Pazar araştırması veya yabancı şirketin ürünlerinin ya da hizmetlerinin tanıtımını yapmak üzere izin alan büroların faaliyet süreleri uzatılmaz.

Faaliyetlerin Denetlenmesi ve Sonlandırılması

Kuruluş izni alan irtibat büroları, vergi dairesine kayıt belgesinin ve büro ile ilgili kira sözleşmesinin bir örneğini en geç bir ay içinde Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne iletirler. Bürolar adres, büro yetkilisi/yetkilileri veya yabancı şirketin unvan değişikliklerini, değişikliğin gerçekleşmesinden itibaren en geç bir ay içinde, yeni adresi gösterir kira sözleşmesi, yeni atanan kişiye ilişkin yetki belgesi ya da yabancı şirketin unvan değişikliğine ilişkin belge/belgeler ile birlikte Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne bildirirler.

İrtibat büroları, her yıl en geç Mayıs ayı sonuna kadar, büronun geçmiş yıl faaliyetleri hakkında, Yönetmelik ekinde yer alan İrtibat Bürolarının Faaliyetlerine İlişkin Bilgi Formu'nu ve ekli belgelerini T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına gönderirler. Bu formu ve ekli belgelerini göndermeyen irtibat bürolarının, süre uzatma talepleri değerlendirmeye alınmaz. Faaliyet izinleri de resen iptal edilebilir.

İrtibat bürolarının faaliyetlerini, mevzuata ve izinlerinde belirtilen faaliyet konusuna uygun şekilde yürütüp yürütmedikleri, resen veya ilgili kurum ve kuruluşların yazılı bildirimleri üzerine T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından denetlenebilir. Yapılan denetim sonucunda, izin kapsamı dışında faaliyet gösterdikleri tespit edilen bürolara, fiilen yürütülen faaliyet için izin başvurusu yapmalarını teminen otuz gün süre verilir. Bu süre, haklı gerekçelerin varlığı halinde en fazla otuz gün daha uzatılabilir. Verilen süre sonunda başvuruda bulunmayan büroların faaliyet izni iptal edilir. Denetim sonucunda ticari faaliyet yürüttüğü tespit edilen büroların ise faaliyet izni iptal edilerek ilgili mercilere bildirilir.

Sonuç

Sonuç olarak irtibat bürosu, yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketlerin Türkiye'de doğrudan ticari faaliyete başlamadan önce sınırlı kapsamda faaliyet yürütebilmelerine imkân tanıyan yasal ve pratik bir yapıdır. Bu yapı, gelir elde etmeye yönelik işlemlere izin vermediğinden, irtibat bürosunun faaliyet alanının dikkatle belirlenmesi ve mevzuata uygun olarak yürütülmesi gerekir. Süreç boyunca doğru hukuki danışmanlık alınması, izinlerin süresinde yenilenmesi ve yükümlülüklerin eksiksiz olarak yerine getirilmesi büyük önem taşır. Bu çerçevede müvekkillerimize irtibat bürosu açılışı konusunda, T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı nezdindeki gerekli başvurularda ve sürecin tüm aşamalarında destek sağlamaktayız.

yabanci-ulke-kanunlarina-gore-kurulmus-sirketlerin-turkiyede-irtibat-burosu-acmasi